Procès–verbal de la téléconférence du 4 mars 2014 du Comité consultatif du Programme des services de dépôt (CC–PSD)

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Date de la téléconférence

Le 4 mars 2014, 13 h 30 (HNE)

Président

Membres présents

Observateurs présents

Absents

Objet de la réunion : L'avenir du CC–PSD et son mandat

  1. La réunion commence à 13 h 30 environ. Graeme Campbell occupe les fonctions de président
  2. Graeme prononce le mot de bienvenue. Il indique que le procès-verbal de la réunion serait plus concis que ceux des réunions antérieures. En effet, seules les décisions clés et les mesures seront consignées
  3. Carla Graebner accepte de modifier le mandat durant la téléconférence en fonction des décisions prises par les membres du Comité. Elle accepte aussi de distribuer la version modifiée du document après la réunion
  4. De manière générale, les membres conviennent que le mandat doit être modifié afin :
    1. de tenir compte du fait que le Programme des services de dépôt cessera la distribution des publications tangibles à compter du 31 mars 2014;
    2. d'éliminer les mentions de « bibliothèque de dépôt » afin de les remplacer par des termes plus généraux, comme « bibliothèques participantes » ou « intervenants du gouvernement du Canada », selon le cas
    3. d'ajouter la collaboration comme fonction clé du Comité
    4. d'éliminer l'obligation de maintenir un serveur de liste pour le CC–PSD, puisque les procès-verbaux contiennent déjà suffisamment de renseignements sur les activités du Comité
    5. de modifier l'exigence touchant la révision du mandat du Comité tous les cinq ans afin que cette révision ait lieu « au besoin »
    6. de tenir compte du fait que tous les membres du CC–PSD n'assistent plus nécessairement aux réunions en personne, à Ottawa
    7. de regrouper les sous–sections 1 et 3 sous la rubrique relative à la reddition de comptes
    8. de mettre à jour la section portant sur la composition du Comité :
      1. inclure le directeur et le gestionnaire responsable du PSD
      2. regrouper les sous–sections 5 et 6 et les intégrer à la sous–section 2
      3. permettre à plus d'un représentant des organisations du gouvernement du Canada définies comme membres d'assister aux réunions du Comité
      4. permettre à des intervenants du gouvernement et de l'extérieur du gouvernement d'être invités à prendre part aux réunions du Comité
      5. préciser que les dispositions relatives au mandat de trois ans des membres ne s'appliquent qu'aux membres généraux
      6. simplifier la liste des types de bibliothèque parmi lesquels les membres généraux sont choisis
  5. Les membres discutent de la possibilité d'ajouter l'Association des cartothèques et archives cartographiques du Canada (ACACC) comme membre aux termes de la sous–section 3 de la rubrique portant sur la composition. Ils conviennent qu'il est inutile de faire de l'association un membre permanent, puisque les cartes ne représentent plus une partie importante des activités du PSD. Plutôt que d'ajouter d'autres membres participants, on convient de préserver la partie du mandat du Comité décrivant la capacité d'inviter d'autres ministères fédéraux et intervenants, au besoin
  6. Les membres discutent de la possibilité d'ajouter des « bibliothèques situées à l'extérieur du Canada » comme membre aux termes de la sous–section 4 de la rubrique portant sur la composition. Ils conviennent qu'il est inutile de le faire, puisque les Canadiens sont les principaux clients du PSD
  7. Les membres conviennent de changer le nom du Comité de « Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD) » à « Comité consultatif du Programme des services de dépôt (CC–PSD) ». Ce nouveau nom est plus inclusif et tient compte du fait que certains membres ne représentent pas des bibliothèques. Les membres parlent également de la possibilité de supprimer le « PSD » du nom du Comité; ils décident de le garder jusqu'à ce que l'on connaisse le nouveau nom et les nouvelles fonctions du PSD
  8. Les membres conviennent qu'une mention relative aux trois dernières listes de vérification hebdomadaires devrait être ajoutée au paragraphe d'introduction du mandat, puisqu'il s'agissait d'éditions commémoratives qui rendaient compte de l'historique du Programme
  9. Les membres conviennent que les discussions complémentaires relatives au mandat auraient lieu par courriel avant la prochaine réunion
  10. La prochaine réunion du CC–PSD devrait avoir lieu avant la fin du mois d'avril. Voici certains des points à l'ordre du jour de la prochaine réunion :
    1. Atteinte d'un consensus relatif au mandat révisé
    2. Trouver un remplaçant provenant d'une bibliothèque publique (départ d'un membre général)
    3. Autres questions présentées aux membres du Comité avant la tenue de la réunion

La séance est levée à 15 h 09.

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