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Messages institutionnels

Lignes directrices sur la conservation

• Bibliothèques de dépôt universel
• Bibliothèques de dépôt sélectif
• Processus d'élimination de documents des bibliothèques de dépôt
• Utilisation des publications électroniques par la bibliothèque

Les présentes lignes directrices s'appliquent aux bibliothèques de dépôt universel et de dépôt sélectif pour les publications du gouvernement fédéral dans l'une ou l'autre des deux langues officielles.

Le Programme des services de dépôt est une entente de collaboration entre le gouvernement du Canada et les bibliothèques de dépôt autorisées, notamment les bibliothèques universitaires, collégiales, publiques, les bibliothèques des ministères fédéraux, les bibliothèques législatives, nationales, les bibliothèques universitaires à l'étranger et des échanges internationaux. La plupart des bibliothèques de dépôt reçoivent les documents sans frais directs et, en retour, les mettent à la disposition de leurs usagers et du grand public.

En reconnaissant que les bibliothèques doivent continuellement renouveler leurs collections, que parfois les documents plus anciens doivent céder leur place aux documents récents et, qu'au fil du temps, il y a une diminution du nombre d'exemplaires que l'on doit conserver pour satisfaire les besoins de la population, les lignes directrices suivantes désignent quels documents déposés peuvent être éliminés des collections des bibliothèques.

Ces lignes directrices définissent les conditions régissant quelles publications fournies dans le cadre du PSD peuvent être retirées des collections des bibliothèques de dépôt.

Ces lignes directrices reconnaissent également que les bibliothèques de dépôt universel jouent un rôle particulier dans l'accès aux publications du gouvernement fédéral et leur préservation permanente. Les bibliothèques de dépôt universel agissent à titre de bibliothèques de sauvegarde de fait pour les bibliothèques de dépôt sélectif. Pour cette raison, nous faisons une distinction entre les lignes directrices s'appliquant aux bibliothèques de dépôt universel et celles, plus flexibles, visant les bibliothèques de dépôt sélectif.

Ces lignes directrices s'appliquent uniquement aux documents matériels, comme les documents en format papier, les microformes, les bandes audio et vidéo, les disquettes, CD, cédéroms et DVD, etc.

Bibliothèques de dépôt universel

Les types de documents énumérés plus bas peuvent être éliminés des collections à la discrétion du bibliothécaire responsable. Par contre, il n'y a pas d'obligation à l'effet que ces publications doivent être éliminées :

1. les documents éphémères, notamment les brochures, les dépliants et les feuillets, et définis comme une « publication imprimée dans le format d'une seule feuille (sauf le service de mise à jour sur feuillets mobiles), une feuille pliée en deux ou en trois, ou un livret de 15 pages ou moins », une année après leur réception du PSD. De plus :
   1. en règle générale, le PSD ne distribuera pas d'exemplaires imprimés des documents éphémères aux bibliothèques de dépôt;
   2. le PSD intégrera à la Liste hebdomadaire la mention « À titre d'information seulement » aux éditions imprimées des documents éphémères;
   3. dans la mesure du possible, le PSD fournira les coordonnées du ministère auteur dans l'entrée de la Liste hebdomadaire, de façon à ce que les bibliothèques de dépôt puissent commander des exemplaires de ces types de publications, au besoin;
   4. le PSD fera l'acquisition d'un exemplaire de ces types de publications en format PDF et l'inclura dans sa collection électronique permanente, si ce format est offert par le ministère auteur;
   5. le PSD distribuera quelques documents éphémères en format papier en tant qu'exceptions, incluant, sans en exclure d'autres :
      • tout produit de Statistique Canada;
      • toute publication sur le budget;
      • d'autres documents, de temps à autre;
   6. la bibliothèque peut, à sa discrétion, cataloguer ces types de publications, si elle les reçoit du PSD en format papier.
2. les feuillets mobiles mis à jour;
3. les Feuilletons et Feuilletons des avis;
4. les publications remplacées par une version révisée;
5. les parties séparées, sur réception des volumes complets, par exemple les numéros mensuels remplacés par une version annuelle;
6. les documents portant une date d'expiration (pour ces documents, il n'est nécessaire de conserver que le dernier numéro);
7. tout périodique dont la publication a cessé ou qui a été transféré en format électronique et dont les documents conservés comptent moins d'un volume complet ou d'une année complète. De plus, si les documents conservés consistent en seulement des volumes ou années partiels seulement, tous les numéros peuvent être éliminés. Il est recommandé que la bibliothèque de dépôt conserve ces documents pendant au moins une année après la parution du dernier numéro, en cas de reprise de la publication;
8. les répertoires dont la parution a cessé ou qui ont été transférés en format électronique, comme une base de données interrogeable ou un document sur le Web;
9. tout document publié sur support papier qui est remplacé par un exemplaire sur un autre support matériel, comme les microformes, les cédéroms, les DVD, etc., sous réserve que :
   1. un exemplaire du document sur l'autre support soit conservé par la bibliothèque de dépôt;
   2. un accès total est assuré par le biais d'un catalogue bibliographique et de l'équipement adéquat;
   3. la version sur support papier fournie par l'entremise du PSD soit conservée pendant une période de 2 ans;
10. toute publication qui est remplacée par une version électronique équivalente hébergée par le serveur de la bibliothèques, le serveur du PSD, le serveur de Statistique Canada ou le serveur de Bibliothèque et Archives Canada, sous réserve que :
    1. un accès total est assuré par le biais d'un catalogue bibliographique et de l'équipement adéquat;
    2. la version sur support papier fournie par l'entremise du PSD a été conservée pendant une période de 2 ans;
    3. la législation présente une situation particulière en raison du fait que seules les versions imprimées constituent un document officiellement valide. Les bibliothèques de dépôt devraient respecter cette ligne de conduite lors de la décision de substituer des versions électroniques aux versions sur support papier;
11. les projets de loi qui sont remplacés par des lectures successives. Les projets de loi qui ne dépassent pas l'étape de la première lecture doivent être conservés;
12. les codifications administratives des lois et des règlements, dès leur péremption par toute codification subséquente;
13. les documents en support papier qui ont subi, de l'avis du bibliothécaire, des dommages suffisants pour les rendre inutilisables par la bibliothèque;
14. les médias électroniques, comme les cédéroms, qui ont subi une corruption des fichiers qui les a rendus illisibles;
15. les tirages à part sont la propriété de la bibliothèque et ne sont pas assujettis à ces lignes directrices régissant la conservation.

Bibliothèques de dépôt sélectif

Les lignes directrices ci-dessus pour les bibliothèques de dépôt universel s'appliquent également aux bibliothèques de dépôt sélectif. En outre, les bibliothèques de dépôt sélectif peuvent éliminer toute publication 5 ans après l'avoir reçue du PSD.

Processus d'élimination de documents des bibliothèques de dépôt

Les documents rencontrant les critères d'élimination mentionnés ci-dessus peuvent être traités comme la bibliothèque le juge approprié.

Utilisation des publications électroniques par la bibliothèque

Réhébergement

Conformément aux « Avis importants » du gouvernement du Canada en regard des reproductions non commerciales, les bibliothèques de dépôt sont autorisées à télécharger et à afficher sur leurs serveurs un exemplaire des fichiers et documents en format PDF de la collection électronique du Programme des services de dépôt. Une autorisation écrite du ministère auteur est requise si des copies supplémentaires sont nécessaires sur les serveurs de la bibliothèque.

Tirages à part

Les bibliothèques sont autorisées à imprimer et relier un exemplaire unique d'une publication contenue dans la collection électronique du PSD à des fins de préservation et de consultation.