ARCHIVÉE – Mandat du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD), 2010

Date de révision

Mis à jour et révisé le 24 août 2010

Introduction

Le Programme des services de dépôt (PSD) a été établi en 1927 dans un décret en conseil. Il a pour mission de collecter et de cataloguer les publications du gouvernement fédéral dans tous les formats possibles et de les rendre accessibles à un réseau étendu de bibliothèques de dépôt de même qu'aux parlementaires. Le PSD joue un rôle de « filet de sécurité de l'information du gouvernement du Canada », en collectant les publications archivées et actuelles et en les rendant largement accessibles aux Canadiens.

On a créé le Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD) en 1981, afin de fournir au PSD des conseils sur ses activités, ses politiques, ses pratiques, ses plans, son orientation et ses services.

Les membres du CCB-PSD représentent les principales associations de bibliothèques, les principaux organismes fédéraux, de même que les bibliothèques de dépôt universels et sélectifs, les bibliothèques publiques et universitaires, ainsi que les diverses régions géographiques et communautés linguistiques canadiennes.

Mission

Le CCB-PSD a pour mission de structurer et de transmettre les besoins des partenaires et des collectivités d'usagers du PSD et de fournir des conseils à ce dernier relativement à ses priorités, à ses politiques, à ses activités et à ses services.

Le CCB-PSD n'est toutefois qu'un organe consultatif et n'a donc aucune autorité quant aux politiques ou activités du PSD. Son rôle reflète l'important partenariat qui existe entre le PSD et la collectivité des bibliothèques afin de donner à l'ensemble de la population canadienne l'accès aux documents publiés par le gouvernement fédéral.

Objectifs

L'objectif premier du CCB-PSD est de favoriser le maintien et l'amélioration de l'accès public aux publications du gouvernement fédéral par l'intermédiaire de la collectivité des bibliothèques.

Pour ce faire :

1. Le CCB-PSD conseille et renseigne le PSD sur des questions concernant à la fois le PSD et la collectivité des bibliothèques de dépôt
2. Le CCB-PSD transmet au PSD des recommandations sur des questions concernant la collectivité des bibliothèques de dépôt et les collectivités d'usagers
3. Le PSD informe le CCB-PSD des activités en cours et des politiques en vigueur de même que de ses priorités et projets
4. Les membres du CCB-PSD travaillent au sein de leurs organisme et collectivité d'usagers respectifs afin de faciliter les communications sur le rôle et les activités du PSD

Activités du CCB-PSD

1. Le CCB-PSD tient une réunion au moins une fois l'an à la date et à l'endroit établis par le directeur responsable du PSD, en consultation avec les membres du CCB-PSD
2. Le CCB-PSD revoit son mandat tous les cinq ans, et ce, à compter de 2005
3. Le CCB-PSD peut créer des sous-comités ou groupes de travail afin de traiter de questions précises ou pour mener certains projets. De tels sous-comités ou groupes de travail doivent déposer un rapport aux réunions du CCB-PSD ou avant celles-ci
4. Le PSD tient une liste de diffusion pour les membres actuels et anciens du CCB-PSD
5. Les délibérations du CCB-PSD ont lieu dans les deux langues officielles. Les membres peuvent donc s'exprimer dans la langue de leur choix
6. Le CCB-PSD peut aussi faire appel à la vidéoconférence, à la téléconférence ou à toute autre technologie électronique pour tenir ses réunions

Rapports

1. Les procès-verbaux, les rapports et tout autre document de nature administrative sont offerts dans les deux langues officielles par le PSD et mis à la disposition de tous les membres du CCB-PSD et de la collectivité des bibliothèques de dépôt sous forme électronique
2. Le PSD doit envoyer une ébauche du procès-verbal des réunions du CCB-PSD aux membres du Comité consultatif des bibliothèques dans les trente jours ouvrables suivant la date de toute réunion
3. Le PSD fournira toute version électronique des présentations faites au cours de la réunion aux membres du Comité consultatif des bibliothèques

Composition

En principe, la composition du CCB-PSD devrait être représentative, dans la mesure du possible, de toutes les bibliothèques de dépôt desservies par le PSD, et plus particulièrement des différents types de bibliothèques, tant les petites que les grandes, des collectivités de bibliothèques, des régions géographiques et des groupes linguistiques servis dans le cadre du PSD.

À l'exception du directeur responsable du PSD et des représentants de Bibliothèque et Archives Canada, du Secrétariat du Conseil du Trésor, de Statistique Canada et de la Bibliothèque du Parlement, les membres du CCB-PSD sont nommés pour une période de trois ans avec possibilité de prolongation d'une année. Chaque année, jusqu'au tiers des membres doivent être remplacés.

Détail de la composition du CCB-PSD :

1. Directeur responsable du PSD
2. Un représentant de chacun des organismes suivants, nommé par l'organisme :
   • Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
   • Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)
3. Jusqu'à deux représentants de chacun des organismes suivants, nommés par l'organisme de sorte à tenir compte des principales régions du Canada :
   • Canadian Library Association (CLA)
   • Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED) inc.
   • Canadian Association of Research Libraries (CARL) / Association canadienne des bibliothèques de recherche (ACBR)
4. Au moins trois représentants issus des types de bibliothèques de dépôt suivants, dont deux de bibliothèques de dépôt sélectif :
   • Bibliothèques de dépôt universels
   • Bibliothèques de dépôt sélectifs
   • Bibliothèques universitaires
   • Bibliothèques publiques
   • Bibliothèques de dépôt de cartes
   • Bibliothèques juridiques
   • Bibliothèques gouvernementales ou parlementaires

   Le PSD diffusera un appel de candidatures public afin de pourvoir ces sièges vacants au sein du CCB-PSD. Les personnes issues de la collectivité des bibliothèques de dépôt peuvent soumettre leur candidature à titre de membre; leur candidature peut aussi être soumise par leurs pairs ou des membres du CCB-PSD actuel. Le directeur responsable du PSD dressera une liste des candidatures, comprenant une description sommaire pour chacune. Cette liste sera transmise aux membres du CCB-PSD représentant la collectivité des bibliothèques à des fins d'étude et de consultation. Les nouveaux membres seront nommés par le directeur responsable du PSD.

5. Un représentant de Statistique Canada et un autre de la Bibliothèque du Parlement, qui seront nommés par ces organismes
6. Des représentants d'autres ministères auteurs fédéraux peuvent être invités à se joindre aux membres du CCB-PSD

Présidence

Les réunions du CCB-PSD sont présidées par le directeur responsable du PSD, qui peut aussi partager la présidence avec une autre personne nommée sur la recommandation du CCB-PSD.